Whitepaper VvE Beheer ‘Duurzaamheidsleningen’

Als VvE een langlopende lening aangaan voor achterstallig onderhoud?

Lees alles over het belang van de juiste begeleiding.

 

Door een wijziging in de wet is het sinds 1 januari 2018 voor VvE’s duidelijker onder welke voorwaarden een langlopende
lening mag worden afgesloten. De gedachte achter deze wijziging is dat huiseigenaren worden gestimuleerd
om hun gezamenlijke pand te verduurzamen en eventueel tegelijkertijd achterstallig onderhoud aan te pakken. Om
daad bij het woord te voegen, heeft de overheid gezamenlijk met een groep geldverstrekkers hiervoor vele honderden
miljoenen beschikbaar gesteld. Deze middelen worden beheerd door het Stimuleringsfonds Volkshuisvesting
Nederlandse gemeenten (SVn) en VvE’s kunnen aanspraak doen op deze middelen door het aanvragen van een
lening. Daarnaast kan een subsidie worden aangevraagd voor het treffen van (minimaal twee) energiebesparende
maatregelen.

Newomij VvE Beheer heeft inmiddels ervaring opgedaan met VvE’s die een langlopende lening willen afsluiten of af
hebben gesloten. De kennis en kunde die wij hierin hebben opgedaan, delen wij graag via dit artikel.

Rondom deze problematiek kunnen wij VvE’s op verschillende manieren bijstaan:
• met begeleiding van het proces;
• met de administratie van de lening;
• met technisch advies en beheer.

Begeleiden van het aanvragen van de lening

Het aangaan van een langlopende lening is een ingrijpende verandering voor eigenaars, omdat de maandelijkse
VvE bijdrage – en dus ook de woonlasten voor de eigenaars– aanzienlijk zullen stijgen zodra de lening is afgesloten.
Hiervoor krijgen een VvE en haar leden uiteraard wel veel terug, zoals een beter energielabel, een (in theorie)
hogere waarde van de woning, lagere energielasten, meer wooncomfort en lagere uitgaven aan groot onderhoud
door de VvE. De ervaring leert echter dat het proces om tot besluitvorming te komen vaak complex en langdurig is.
Daarom is het aan te bevelen om een begeleider aan te wijzen die dit proces in goede banen leidt. Hij moet er niet
alleen voor zorgen dat het proces nauwgezet en op een correcte wijze wordt doorlopen, hij moet ook een verbindende
rol spelen tussen de geldverstrekker en het bestuur van de VvE. En, last but not least, moet hij in staat zijn
een sterke vertrouwensband op te bouwen met datzelfde bestuur en de eigenaars binnen de VvE. Anders gezegd,
hij moet een adviseur zijn waarop iedereen kan rekenen. Geen geringe opgave, die alleen kan worden waargemaakt
door een procesbegeleider die expertise koppelt aan ervaring.

 

Het verstrekken van informatie

De eerste stap is het verstrekken van informatie aan de eigenaars over het aanvragen van een lening. Over hoe dit
in zijn werk gaat en wat de gevolgen zijn. Dit wordt besproken tijdens een informatieavond. Het spreekt voor zich
dat het belangrijk is dat er een hoge opkomst is tijdens een dergelijke bijeenkomst. Het is dus van groot belang
om in de uitnodiging en agenda voor deze informatieavond te vermelden dat het aanvragen van een lening zal
worden besproken, en wat de eventuele gevolgen hiervan kunnen zijn voor de eigenaars. Het doel hiervan is dat de
opkomst zo hoog mogelijk is en dat zoveel mogelijk eigenaars zo vroeg mogelijk bij het proces worden betrokken.

Daarnaast is het belangrijk om tijdens deze bijeenkomst ook zoveel mogelijk informatie te verstrekken. Hierbij kunt
u denken aan de contouren van een investerings- en bijbehorend meerjarenonderhoudsplan over het te plegen
van het onderhoud, maar ook over de financiële kant van de zaak. Het verdient dan ook aanbeveling om contact te
leggen met een vertegenwoordiger van SVn, voordat de informatieavond plaatsvindt en deze tijdig uit te nodigen
voor de bijeenkomst.

 

De vergadering

De tweede stap is de vergadering van eigenaars. Het primaire doel van deze vergadering is een besluit te nemen
over het al dan niet aangaan van een langlopende lening waarmee energiebesparende maatregelen kunnen worden
getroffen, al dan niet in combinatie met het verhelpen van achterstallig onderhoud. Om een besluit te kunnen
nemen, moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan:
• het bestuur moet aanwezig zijn;
• er moet een duidelijk financieel overzicht zijn;
• het meerjarenplanonderhoudsplan voor de nieuwe situatie moet gereed zijn;
• de technisch beheerder/adviseur moet aanwezig zijn om tekst en uitleg te geven over het meerjarenplanonderhoudsplan;
• er moet een vertegenwoordiger zijn van het SVn;
• tweederde of driekwart van de leden van de VvE moet aanwezig zijn.
• het besluit moet met tweederde of driekwart meerderheid worden aangenomen.

De tweede ronde

Als er tijdens de eerste vergadering van eigenaars geen tweederde of driekwart van de leden aanwezig is, is het
mogelijk om een tweede vergadering uit te schrijven. Voor ieder ander besluit hoeft er tijdens deze tweede ronde
geen bepaald aantal leden aanwezig te zijn. Alleen bij het aangaan van een langlopende lening gaat dit niet altijd
op. Het SVn kan aanvullende eisen stellen om er zeker van te zijn dat er binnen de VvE genoeg draagkracht is. Tijdens
deze (tweede) vergadering moeten genoeg leden aanwezig zijn om aan de aanvullende eisen van de geldverstrekker
te voldoen.

De beslissing is genomen: afkoelingsperiode

Nadat de beslissing is genomen om een langlopende lening aan te gaan, geldt een afkoelingsperiode. Deze periode
duurt één maand en is bedoeld om leden de mogelijkheid te geven om bezwaar te maken. Zelfs een gang naar
de rechter behoort tot de mogelijkheden. Als een van de leden besluit om deze gang te maken, zal de rechter met
name kijken of alle stappen die tot het besluit hebben geleid, zorgvuldig zijn gezet.

 

Besluit is definitief

Als er na de maand afkoelingsperiode geen bezwaren zijn, is het besluit definitief. Dan is de rol van de begeleider
nog niet uitgespeeld. Integendeel. Hij moet er samen met het VvE bestuur voor zorgen dat het besluit wordt
uitgevoerd en dat alle stukken worden aangeleverd bij de verschillende partijen. Denk hierbij aan een uitgebreid
overzicht van de werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd, offertes voor de uitvoering van deze werkzaamheden,
een (meerjarenonderhouds)begroting voor de nieuwe situatie en alle financiële gegevens aangaande de
lening. Ook dragen de begeleider en het VvE bestuur zorg voor het in gang zetten van het proces van de acceptie
van het krediet bij SVn. In een eerder stadium heeft SVn het betreffende bedrag al gereserveerd, maar nu door de
VvE de beslissing is genomen om de lening aan te gaan, moet de lening worden aangevraagd en ‘officieel’ worden
geaccepteerd door SVn. Bij de notaris moet hiervoor een akte van lening worden opgemaakt.

 

Administratie van de lening

Nu de lening is afgesloten is het zaak om deze goed te administreren. Dit behelst werkzaamheden die bestaan uit
drie onderdelen.
• Het administreren van het aandeel van de verschillende leden van de VvE.
• Het informeren van de notaris en de koper over de restschulden bij een eventuele verkoop.
• Het jaarlijks opstellen en versturen van de opgave van het aandeel in de restschuld ten behoeve van de belastingopgave.

Het mag duidelijk zijn dat deze werkzaamheden nauwgezet moeten worden uitgevoerd. Inmiddels hebben wij daar
als VvE beheerder ervaring mee, en weten wij dit op de juiste manier uit te voeren.

Technisch advies en beheer

De werkzaamheden die hieronder vallen kunnen het gehele proces bestrijken. Van het adviseren van een VvE die
overweegt een lening af te sluiten voor uit te voeren renovatiewerkzaamheden tot en met het begeleiden van de
complete uitvoering van de renovatiewerkzaamheden. Dit is geen geringe opgave die om veel kennis en expertise
vraagt. Naast alle technische kennis die nodig is om een meerjarenplan op te stellen, offertes te beoordelen en alle
werkzaamheden te coördineren en te begeleiden, is het ook zaak om continu met de eigenaars te communiceren
over de werkzaamheden. Zodat zij precies op de hoogte zijn van welke werkzaamheden op welk moment worden
uitgevoerd, welke maatregelen zij daarvoor moeten treffen en zodat zij tijdig worden geïnformeerd over eventuele
vertragingen.

Het verdient de voorkeur om voor het technisch advies en beheer de partij in te schakelen die op dat moment het
technisch beheer voor de VvE al verzorgt. Als een VvE geen vaste partij heeft die het technisch beheer uitvoert, kan
er uiteraard een andere partij worden ingeschakeld. Het is niet wenselijk om hiervoor de organisatie uit te nodigen
die ook verantwoordelijk is voor het proces rondom het aanvragen van een lening. Om de eenvoudige reden dat
deze partij dan een belang kan hebben bij de beslissing om een lening aan te gaan.

Wilt u ook zeker zijn van gedegen advies?

Onze experts helpen u graag verder

Els Huurneman
Accountmanager VvE Beheer