“Een vooraf goed doordachte VvE-structuur voegt ongekende waarde toe”

Investeer juist al tijdens de projectontwikkeling in consultancy

Wat het meest optimale moment is voor het structureren en inrichten van de VvE-organisatie bij nieuwbouwprojecten? Els Huurneman, VvE-consultant bij Newomij, is resoluut in haar antwoord: “Vanaf het moment dat het voorlopig ontwerp wordt gepresenteerd.” Een gesprek over het nut en vooral ook over de voordelen van VvE-consultancy voor vastgoedontwikkelaars tijdens de ontwikkelfase. 

Met meer dan 450 Verenigingen van Eigenaren in beheer is Newomij niet alleen toonaangevend in VvE-beheer maar met name óók in advies en consultancy voor alles wat met het inrichten, oprichten en (her)structureren van VvE’s te maken heeft. Steeds meer vastgoedontwikkelaars onderkennen het belang van het vroegtijdig betrekken van een deskundige adviseur. Een kennispartner die meedenkt en gericht adviseert over de VvE-structuur en begeleiding biedt tijdens het gehele ontwikkelproces. “We slaan geen enkel detail over. Daarin zit de kracht van Newomij. De vraag die we tijdens de ontwikkeling en de bouw heel vaak stellen is: ‘Is daaraan al gedacht?’ Door in een vroeg stadium kritisch naar alle elementen te kijken, komen we samen met ontwikkelaars en de notaris tot een eerste begroting en akte van splitsing met bepalingen die zoveel mogelijk aansluiten op de praktijk”, licht Els toe.

Hoe ziet jullie consultancyrol eruit voor vastgoedontwikkelaars?

“De splitsingsakte is als het ware de wet van de VvE, waar de eigenaren altijd op kunnen terugvallen. Daarin staan onder meer de appartementsrechten en een omschrijving welke gedeelten en zaken gemeenschappelijk en privé zijn. Dat klinkt op papier misschien wat eenvoudiger dan het in de praktijk vaak is. Een pand bestaat uit diverse ruimten en installaties met elk een eigen bestemming en gebruiksrechten. Neem als voorbeeld een daktuin. Het is vooraf verstandig om de gebruiksrechten en toegang vast te leggen in de splitsingsakte. De notaris moet die formeel laten passeren, maar is vanuit zijn rol niet noodzakelijk de kennispartner die kan adviseren over toekomstig gebruik. Juist doordat wij daar praktische kennis over hebben, weten we met welke details rekening gehouden moet worden. Wij zorgen er in overleg met de projectontwikkelaar en notaris voor dat alles op voorhand goed is geregeld en correct is vastgelegd. Dat voorkomt ‘herstelwerkzaamheden’ achteraf en bespaart kosten voor de ontwikkelaar en toekomstige eigenaars.”

Het is van belang dat jullie in een vroeg stadium betrokken worden. Wat is het juiste moment?

“Vanaf het moment dat er een voorlopig ontwerp voor het project ligt kunnen we echt goed meedenken over kostenefficiëntie en praktische zaken. We starten met het bespreken van de plattegronden en een logische splitsingsstructuur die daar op aansluit. Op basis van de eerste bouw- of verkooptekeningen maken we een virtuele ronde door het pand en kijken we hoe het gebouw in elkaar zit. Alle gemeenschappelijke ruimten, zoals trappenhuizen, liften en een binnentuin, en ook alle installaties nemen we in het vizier. Dan gaan we vragen stellen, bijvoorbeeld wie allemaal toegang hebben tot welke ruimten? Welke gebruikersrechten er gaan gelden? Alle antwoorden op die vragen worden als afspraken vastgelegd in de splitsingsakte. Daarom is het zo belangrijk dat wij al in een vroeg stadium betrokken worden bij de ontwikkeling van een project. Is de akte eenmaal gepasseerd, dan ligt veel al vast. Aanpassen is nog wel mogelijk, maar meestal duur. En bovenal tijdrovend.”

In die eerste fase zitten jullie echt naast de projectontwikkelaar?

“Ja. Als vastgoedontwikkelaar wil je je vooral concentreren op de ontwikkeling van het plan en de bouw en je geen zorgen hoeven te maken over alle formaliteiten rond de VvE en de splitsingsakte. En daar lopen wij juist warm voor! Het geeft enorm veel voldoening om alle details kloppend te krijgen en ontwikkelaars dit soort zaken uit handen te kunnen nemen. Of een oplossing die de ontwikkelaar zelf voorstelt zo uit te werken dat deze in de praktijk optimaal gaat werken. In onze adviespraktijk zien wij regelmatig dat wij de aanvankelijke ideeën voor kostentoedeling of splitsingsstructuur kunnen optimaliseren. Dat is waarde die wij direct toevoegen wat onnodige kosten in het vervolgtraject bespaart.”

Om wat voor kostenbesparingen gaat het dan?

“Neem dit voorbeeld: de ontwikkelaar van een project met meerdere losstaande gebouwen vroeg ons om advies voor de best passende splitsingsstructuur: één of meerdere VvE’s? En hoe die splitsingsstructuur doorwerkt in de kosten en het beheer. We zijn samen om de tafel gaan zitten en hebben alle details besproken. In dit specifieke voorbeeld was ons advies – misschien tegen de eerste verwachting in gezien het complexe project – om toch één VvE op te richten. Daarmee realiseren we schaalvoordelen en beperken we de beheerkosten: er hoeft in het beheer maar één begroting te worden opgesteld en één administratie te worden bijgehouden.”

Wat zijn ontwikkelingen bij nieuwe complexen en wat zijn de vragen die aan jullie consultants gesteld worden?

“We zien een aantal belangrijke ontwikkelingen. Zoals steeds grotere en hogere gebouwen waar niet alleen in gewoond wordt, maar waar ook commerciële ruimten in gevestigd zijn. Een voorbeeld van zo’n project waar ik bij betrokken ben is Oosterdokseiland in Amsterdam, met appartementen, de Openbare Bibliotheek Amsterdam en kantoorruimten. En onder het pand een forse parkeergarage. De VvE-constructie bestaat uit een complexe structuur met splitsingen en ondersplitsingen.”

Welke zaken komen er bij dat soort combinatiepanden kijken?

“In een splitsingsakte staat veel beschreven over wat er moet gebeuren als een eigenaar iets wil aanpassen aan het pand, met name voor het exterieur en de gemeenschappelijke ruimte. Voor kantoren en winkels is dat niet altijd even praktisch. Een verhuurder wil snel zaken kunnen doen en niet eerst drie keer langs de VvE hoeven met de vraag of hij bijvoorbeeld wat aan de gevel mag monteren. Door voor zulke zaken goede afspraken op te nemen, zorgen wij ervoor dat hurende en verhurende partijen snel kunnen handelen, onder welke voorwaarden dat kan, én dat de VvE de zekerheid heeft dat de plannen binnen de gestelde afspraken vallen. Vrijheid tot ondernemen voor de een, met passende zekerheid voor de vastgoedontwikkelaar. Het geeft immers ook garantie dat er – ook op de lange termijn – geen afbreuk wordt gedaan aan het ontwerp en het idee van de ontwikkelaar.”

Welke rol speelt duurzaamheid?

“Duurzaamheid is een belangrijke ontwikkeling en dit heeft grote impact op de VvE. De verduurzamingsmogelijkheden volgen elkaar in rap tempo op, daarnaast bevatten panden steeds complexere installaties, zoals warmte-koude-opslag, laadpalen voor auto’s, fietsen en scooters/scootmobielen, grotere aantallen zonnepanelen of groene gevels. Steeds vaker krijgen wij de vraag hoe een VvE een groene gevel kan onderhouden, want als de VvE verantwoordelijk is voor het onderhoud aan de gevel is zij dat óók voor de groene gevel. Wij denken mee hoe dat geregeld moet worden. Wie welk deel betaalt, zodat iedereen zo eerlijk mogelijk bijdraagt. Vergelijkbare innovatieve vraagstukken spelen er bij deelconcepten voor auto’s en fietsen die een geïntegreerd onderdeel binnen het pand kunnen zijn. Ook daarvoor is het van belang dat goed vastgelegd wordt wie waar toegang toe en recht op heeft. De ontwikkelingen gaan snel. Op sommige terreinen zijn er wel regels, maar spelen er bijvoorbeeld nog vragen over verzekeringen, zoals bij de vraag wat er moet gebeuren als een (elektrische) deelauto in de gezamenlijke parkeergarage brand vat. Inmiddels hebben we bij meerdere projecten met zulke deelconcepten geadviseerd.”

Wat zijn specifieke uitdagingen bij dit soort deelconcepten en complexere installaties?

“Bij deelauto’s of -fietsen voor algemeen gebruik is het niet alleen essentieel om in de akte vast te leggen wie daarvan gebruik kan maken en wie toegang heeft. Maar ook wie de kosten dragen. Vaak draagt de VvE de vaste kosten en betalen de eigenaren per gebruik. Maar we zien ook andere oplossingen. Binnen splitsingsaktes kunnen wij daarover adviseren en meedenken over de kostenverdeelsleutels die de notaris vervolgens opstelt en wij vertalen naar de begroting van de VvE. Ook kan het voorkomen dat een ontwikkeling gefaseerd wordt opgeleverd over meerdere maanden of zelfs jaren. De eerste groep bewoners maakt veelal direct gebruik van alle faciliteiten van het hele gebouw. Als je hiervoor geen specifieke afspraken maakt, krijgen de bewoners van fase 1 in het begin alle kosten op hun bordje. Wij denken mee hoe dat geregeld kan worden en wie wanneer welk deel betaalt. Dit om te zorgen dat iedereen zo eerlijk mogelijk bijdraagt.”

Op welk moment verschuift het advies richting het beheer van de VvE?

“Wanneer de bouw richting de afronding gaat, komt het moment nabij dat het aan de eigenaren zelf is om invulling te gaan geven aan de VvE. Ook in die fase ondersteunen wij. We zien dat met name nieuwe VvE’s vragen hebben over tal van zaken. Bijvoorbeeld over gezamenlijke ruimten, waarbij de eigenaren in sommige gevallen als collectief moeten bedenken welke invulling ze eraan geven. Wordt het een ontmoetingsplek, komen er werkplekken, wordt het een klusruimte? Wij begeleiden VvE’s in het traject, van ideeën ophalen tot het creëren van draagvlak tot aan de uiteindelijke presentatie en stemronde. Daarbij is met name onze rol om de ideeën en de procedure naast de regels van de splitsingsakte te leggen.”

Het VvE-consultancy team van Newomij. Van links naar rechts: Hasan Kazbogan, Justin Kints, Els Huurneman en Peter van den Berg.

Wat is de kracht van Newomij’s VvE-consultancy?

“Onze kwaliteit. We gaan voor de allerbeste dienstverlening. Dat doen we onder meer door binnen Newomij onze verschillende disciplines (Vastgoed, Financieringen en VvE Beheer) te betrekken bij elkaars projecten. Zodat iedereen op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen en hoe bepaalde zaken slim aangepakt kunnen worden. Onze brede kennis van de vastgoedwereld geeft onze klanten comfort en de wetenschap dat ze kunnen bouwen op onze vastgoedexpertise.”

VvE Consultancy ondersteunt projectontwikkelaars bij:

• Keuze tussen meervoudige of enkelvoudige splitsing.
• Keuze tussen beheervereniging en/of een mandelig terrein.
• Verdeelsleutels voor toekomstig gebruik.
• De effecten van het ontwerp op het toekomstig beheer.
• De technische begeleiding bij oplevering.
• Volledige afstemming met stakeholders. Newomij is de partner die zorgt dat iedereen op de hoogte is.
• Opzet begroting en VvE-bijdrage.
• Organisatie eerste vergadering.
• Begeleiding startend bestuur.
• Opstellen Meerjarig Onderhoudsplan (MJOP) of Duurzaam Meerjarig Onderhoudsplan (DMJOP).
• Begeleiding groot onderhoud.
• Mantelovereenkomsten voor technisch beheer.
• Splitsingsakte, splitsingsopzet.

Contact

Neem contact op via vveconsultancy@newomij.nl. Onze VvE consultants helpen u graag.