VvE vergaderingen: digitaal vergaderen in heel 2021

15 February 2021

Vanwege de voortdurende COVID-19-pandemie heeft Newomij VvE Beheer besloten om alle VvE vergaderingen in heel 2021 digitaal te laten plaatsvinden. In deze nieuwsbrief leest u waarom wij dit besluit hebben genomen, welke gevolgen dit heeft voor uw VvE en op welke manier we praktisch invulling geven aan de digitale VvE vergaderingen.

Waarom deze beslissing?

Alles wijst erop dat we nog tot ver in 2021 hinder ondervinden van beperkende coronamaatregelen en nieuwe golven of uitbraken van het virus en mutaties. Door direct bij de planning en voorbereiding van álle VvE vergaderingen uit te gaan van een digitale vergadering bieden wij maximale professionaliteit en kwaliteit in onze begeleiding. Bovendien voorkomen we onduidelijkheden of veel extra correspondentie in de aanloop naar de vergaderingen.

Wat betekent digitaal vergaderen voor u en uw VvE?

Newomij VvE Beheer biedt uw Vereniging van Eigenaren vooraf duidelijkheid voor dit hele kalenderjaar: in heel 2021 zullen alle VvE vergaderingen digitaal worden gehouden. Wij hebben er alle begrip voor als u digitaal vergaderen misschien als minder prettig ervaart. Daar houden we rekening mee in onze aanpak van de vergaderingen en in de voorbereiding. Wij organiseren de digitale vergaderingen op zo’n manier dat alle genomen besluiten dezelfde (juridische) geldigheid hebben als bij fysieke vergaderingen.

Hoe een digitale VvE vergadering voorbereiden?

Wij adviseren om uw digitale VvE vergadering gestructureerd voor te bereiden. Dit beknopte stappenplan kan hierbij helpen:

  1. Stuur vooraf een heldere aankondiging en informeer welke onderwerpen aan de orde komen.
  2. Geef een toelichting op de agendapunten en de besluiten die genomen moeten worden.
  3. Laat eigenaars vooraf schriftelijk vragen stellen en deel deze vragen met de antwoorden met alle eigenaars vóór de vergadering.
  4. Voorzie alle eigenaars tijdig van praktische informatie hoe de digitale vergadering werkt.

 

Digitaal vergaderen, op maat voor elke VvE

Voor de digitale VvE vergadering werken we met Teams (videobellen). Naast het videobellen kunnen we de vergadering ondersteunen met een extra vergadermodule (Twinq). Hierin kunnen we bijvoorbeeld de presentie en stemming vastleggen. Uw accountmanager van Newomij geeft u graag advies welke digitale ondersteuning voor uw specifieke situatie het meest geschikt is om de digitale VvE vergadering optimaal te laten verlopen.

Hebt u verder vragen? Neem contact op met uw accountmanager.